Uno de las nueve áreas de conocimiento incluidas en
la gestión de proyectos establecidas por el PMI es la Gestión de las
comunicaciones. Esta es una de las áreas más importantes de la Administración
de proyectos, ya que como lo menciona Pablo Lledó, puede que tu tengas todos
los títulos y postgrados que quieras, pero si no aprendes a saber comunicar de
forma eficaz y eficiente la información, lo único que conseguirás serán
proyectos no exitosos.
La Gestión de Recursos Humanos se compone de cinco
(5) procesos, los cuales son: Identificar a los interesados (Iniciación), Planificar
Comunicaciones (Planificación), Distribuir Información y Gestionar Interesados
(Ejecución), y por último Informar Desempeño (Seguimiento y Control). Ambos
libros coinciden en estos procesos y su aplicación en los grupos de procesos de
la Administración de Proyectos, difieren un poco en las actividades que cada
Proceso maneja dentro de sí. A continuación se visualizarán los procesos y su
detalle y se indicará cuales comparten entre sí ambos libros y cuales no.
· IDENTIFICAR A
LOS INTERESADOS.
-
ENTRADAS. PMBoK Lledo
§
Acta de
Constitución del Proyecto. SI SI
§
Documentos
de la Adquisición. SI SI
§
Factores
Ambientales de la Empresa: SI NO
§
Activos
de los Procesos de la Organización: SI NO
-
HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS. PMBoK Lledo
§
Análisis
de los Interesados. SI SI
ü
Paso 1:
Identificar los interesados. SI SI
ü
Paso 2: Identificar
el impacto o apoyo. SI SI
§
Matriz
Poder/Interés. SI NO
§
Matriz
Poder/Influencia. SI NO
§
Matriz
Influencia/Impacto. SI NO
§
Modelo de
Prominencia. SI NO
ü
Paso 3: Evaluar
reacciones o respuestas. SI SI
§
Juicio de
Expertos. SI NO
-
SALIDAS. PMBoK Lledo
§
Registros
de Interesados. SI SI
§
Estrategia
de Gestión de los Interesados. SI SI
· PLANIFICAR LAS
COMUNICACIONES.
-
ENTRADAS. PMBoK Lledo
§
Registro
de Interesados. SI SI
§
Estrategia
de Gestión de los Interesados. SI SI
§
Factores
Ambientales de la Empresa. SI NO
§
Activos
de los Procesos de la Organización. SI NO
-
HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS. PMBoK Lledo
§
Análisis
de Requisitos de Comunicaciones. SI SI
§
Tecnologías
de Comunicación. SI SI
ü
Urgencia de la necesidad de la información. SI SI
ü
Disponibilidad de la tecnología. SI SI
ü
Competencias Personal. SI SI
ü
Duración del proyecto. SI NO
ü
Entorno del proyecto. SI SI
ü
Cambio tecnológico. NO SI
§
Modelos
de Comunicación. SI SI
ü
La codificación. SI SI
ü
El mensaje y medio de retroalimentación. SI SI
ü
El medio. SI SI
ü
El ruido. SI SI
ü
La decodificación. SI SI
§
Métodos
de Comunicación. SI SI
ü
Comunicación
Interactiva. SI SI
ü
Comunicación
Push (Empujar). SI SI
ü
Comunicación
Pull (Halar). SI SI
-
SALIDAS. PMBoK Lledo
§
Plan de
Gestión de las Comunicaciones. SI SI
§
Actualizaciones
a los Documentos del Proyecto. SI NO
· DISTRIBUIR LA
INFORMACIÓN.
-
ENTRADAS. PMBoK Lledo
§
Plan para
la Dirección del Proyecto. SI SI
§
Informes
de Desempeño. SI SI
§
Activos
de los Procesos de la Organización. SI NO
-
HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS. PMBoK Lledo
§
Métodos
de Comunicación. SI SI
§
Herramientas
para la Distribución de la Información. SI SI
-
SALIDAS. PMBoK Lledo
§
Actualizaciones
Activos de Procesos de Organización.
SI SI
ü
Notificaciones a los interesados. SI SI
ü
Informes de proyecto. SI SI
ü
Presentaciones de Proyecto. SI SI
ü
Registros del Proyecto. SI NO
ü
Retroalimentación de los interesados. SI SI
ü
Documentación sobre lecciones aprendidas. SI SI
· GESTIONAR LAS
EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS.
-
ENTRADAS. PMBoK Lledo
§
Registro
de Interesados. SI SI
§
Estrategia
de Gestión de los Interesados. SI SI
§
Plan de
la Dirección de Proyecto. SI SI
§
Registro
de Incidentes. SI SI
§
Registro
de Cambios. SI SI
§
Activos
de los Procesos de la Organización. SI NO
-
HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS. PMBoK Lledo
§
Métodos
de Comunicación. SI SI
§
Habilidades
interpersonales (Blandas). SI SI
§
Habilidades
Directivas. SI SI
-
SALIDAS. PMBoK Lledo
§
Actualizaciones
Activos de Procesos de Organización. SI SI
§
Solicitudes
de Cambio. SI SI
§
Actualizaciones
al Plan de la Dirección del Proyecto. SI SI
§
Actualizaciones
a los Documentos del Proyecto. SI SI
· INFORMAR
DESEMPEÑO.
-
ENTRADAS. PMBoK Lledo
§
Plan de
la Dirección de Proyecto. SI SI
§
Información
Sobre el Desempeño del Proyecto. SI SI
§
Mediciones
de Desempeño de Trabajo. SI SI
§
Proyecciones
del Presupuesto. SI SI
§
Activos
de los Procesos de la Organización. SI NO
-
HERRAMIENTAS Y
TÉCNICAS. PMBoK Lledo
§
Análisis
de Variación. SI SI
§
Métodos
de Proyección. SI SI
ü
Métodos
de Series de Tiempo. SI SI
ü
Métodos
casuales/econométricos. SI SI
ü
Métodos
de Juicio. SI SI
ü
Otros
Métodos. SI SI
§
Métodos
de Comunicación. SI SI
§
Sistemas
de Generación de Informes. SI SI
-
SALIDAS. PMBoK Lledo
§
Informes
de Desempeño. SI SI
§
Actualizaciones
Activos de Procesos de Organización. SI SI
§
Solicitudes
de Cambios. SI SI
Luego de la revisión, observamos que ambos libros
comparten la gran mayoría de entradas, herramientas y salidas, solo se cuentan
con pocas diferencias que no causan mayor cambio en la forma de manejar la
Gestión de Comunicaciones. La única diferencia que se observa entre los libros,
es lo que ya hemos venido observando en los otros capítulos comparados: Lledo
tiene una metodología más didáctica y va más enfocada en enseñar con ejemplos,
a diferencia del PMBoK que se centra más en lo que se debe cumplir para
gestionar un plan.
Para finalizar, visualizaremos un mapa conceptual
del área de conocimiento “Gestión de las Comunicaciones” que nos permite
visualizar de forma resumida los procesos y actividades que se incluyen en
dicha área.
Ambos libros muestran lo que un Director de
Proyectos debe hacer para gestionar las comunicaciones de un proyecto. El
lector podría solamente basarse del PMBoK que indica las acciones a realizar,
pero a nivel personal recomiendo leer también el libro de Lledo más para
aquellas personas que no han trabajado en proyectos o les ha tocado generar
formatos, puesto que con las ayudas didácticas de Pablo Lledo, el lector puede
familiarizarse con el tema y mejorar sus destrezas gerenciales.
