domingo, 10 de marzo de 2013

EQUIPOS DE ALTO DESEMPEÑO: No Perdemos, No Empatamos, Todos Los Partidos Los Ganamos





Ya entrado en la época de los 30s y luego de haber vivido varios años en el mundo de los proyectos (primero como consultor y recientemente como líder de proyectos), he decidido hacer este pequeño relato a modo muy personal sobre aquellas cosas que considero (muy a mi juicio) que debe tener no solo un equipo de trabajo, sino también la organización para poder explotar las virtudes de un grupo y llevarlos a ser un equipo de alto desempeño.

Un equipo de trabajo se compone por personas, aquellas que se distribuyen de profesionales con los conocimientos teóricos adquiridos en la educación y vida profesional; y los empíricos, aquellos cuyo conocimiento se los ha dado la vida y uno que otro golpe al cometer errores que lo ayudan a crecer. Teniendo en cuenta esta premisa, en la cual un equipo de trabajo se compone de PERSONAS, es importante ver que podemos hacer para que estas personas se sientan a gusto con lo que hacen y también con quien lo hacen. En mi vida laboral he tenido el gusto de trabajar con muchas personas, que solo su presencia te alegra la vida; pero también el disgusto de estar al lado, al frente y hasta de colaborador (subordinado) de otras que pueden tener experiencia, pero no las habilidades blandas necesarias para mantener un equipo de trabajo y mucho menos incitarlo a ser de alto desempeño.

Es cierto que para que un equipo de trabajo pueda desarrollarse con alto desempeño debe conocer los objetivos organizacionales y más aún los objetivos directos del proyecto o labor que están realizando. De esta forma el equipo puede poner sus esfuerzos en la consecución de dichos objetivos y lograr de esta forma cumplir con su labor.

También es cierto que para que un equipo de alto desempeño pueda serlo, es importante que las personas que lo compongan tengan las capacidades y competencias necesarias para la labor que van a realizar, ya sea dentro de la organización como en la vinculación a cualquier proyecto en el cual se le visualice. Esta parte cubre el empoderamiento que le podamos dar al equipo para que sean autónomos en la gestión de su trabajo, pero sin descuidar la labor de seguimiento del líder del equipo.

Sin embargo, mi opinión personal es que puedes tener un equipo que conozca los objetivos de su trabajo y que tenga las capacidades para realizar la labor, pero si el equipo no tiene motivación, si siente que la organización lo está descuidando, si siente que no tiene con quien dialogar situaciones ya sea laborales o incluso personales; o si siente que la organización lo está explotando cargándolo de trabajo con la razón de que “Eres un empleado de confianza”, simplemente esa persona no va a rendir. Y con solo una persona del equipo que sienta estas condiciones, es suficiente para que el desempeño del equipo baje notoriamente.

En esta parte, nosotros como Gerentes, Directores o Líderes de Proyectos, debemos asegurarnos que nuestro equipo de trabajo esté ampliamente motivado y en esta parte entra mucho en juego como sepamos explotar nuestras habilidades blandas (o interpersonales), pues de ellas va a depender como podamos sortear todas las múltiples situaciones que se nos pueden presentar diariamente con el manejo de los equipos.

Por eso, como lo dice la frase célebre:
El éxito no se logra sólo con cualidades especiales. Es sobre todo un trabajo de constancia, de método y de organización.” (Victor Hugo)

No es tanto las cualidades que tenga un equipo de trabajo, sino como nosotros como directivos y guías logramos hacer que nuestros colaboradores DESEEN realizar las labores en pro del beneficio mutuo con constancia, método y organización.

jueves, 28 de febrero de 2013

GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES - SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE PMBoK Y PABLO LLEDO



Uno de las nueve áreas de conocimiento incluidas en la gestión de proyectos establecidas por el PMI es la Gestión de las comunicaciones. Esta es una de las áreas más importantes de la Administración de proyectos, ya que como lo menciona Pablo Lledó, puede que tu tengas todos los títulos y postgrados que quieras, pero si no aprendes a saber comunicar de forma eficaz y eficiente la información, lo único que conseguirás serán proyectos no exitosos.

La Gestión de Recursos Humanos se compone de cinco (5) procesos, los cuales son: Identificar a los interesados (Iniciación), Planificar Comunicaciones (Planificación), Distribuir Información y Gestionar Interesados (Ejecución), y por último Informar Desempeño (Seguimiento y Control). Ambos libros coinciden en estos procesos y su aplicación en los grupos de procesos de la Administración de Proyectos, difieren un poco en las actividades que cada Proceso maneja dentro de sí. A continuación se visualizarán los procesos y su detalle y se indicará cuales comparten entre sí ambos libros y cuales no.

·     IDENTIFICAR A LOS INTERESADOS.
-       ENTRADAS.                                                                 PMBoK  Lledo
§  Acta de Constitución del Proyecto.                                 SI          SI
§  Documentos de la Adquisición.                                       SI          SI
§  Factores Ambientales de la Empresa:                            SI         NO
§  Activos de los Procesos de la Organización:                  SI         NO
-       HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.                             PMBoK  Lledo
§  Análisis de los Interesados.                                            SI          SI
ü Paso 1: Identificar los interesados.                               SI          SI
ü Paso 2: Identificar el impacto o apoyo.                        SI          SI
§  Matriz Poder/Interés.                                            SI         NO
§  Matriz Poder/Influencia.                                       SI         NO
§  Matriz Influencia/Impacto.                                   SI          NO
§  Modelo de Prominencia.                                       SI         NO
ü Paso 3: Evaluar reacciones o respuestas.                     SI          SI
§  Juicio de Expertos.                                                         SI         NO
-       SALIDAS.                                                                     PMBoK  Lledo
§  Registros de Interesados.                                              SI          SI
§  Estrategia de Gestión de los Interesados.                    SI          SI


·     PLANIFICAR LAS COMUNICACIONES.
-       ENTRADAS.                                                                 PMBoK   Lledo
§  Registro de Interesados.                                                 SI           SI
§  Estrategia de Gestión de los Interesados.                     SI           SI
§  Factores Ambientales de la Empresa.                            SI          NO
§  Activos de los Procesos de la Organización.                  SI          NO
-       HERRAMIENTAS Y  TÉCNICAS.                            PMBoK   Lledo
§  Análisis de Requisitos de Comunicaciones.                   SI           SI
§  Tecnologías de Comunicación.                                        SI           SI
ü Urgencia de la necesidad de la información.                   SI           SI
ü Disponibilidad de la tecnología.                                     SI           SI
ü Competencias Personal.                                               SI            SI
ü Duración del proyecto.                                                 SI           NO
ü Entorno del proyecto.                                                   SI            SI
ü Cambio tecnológico.                                                    NO          SI
§  Modelos de Comunicación.                                             SI            SI
ü La codificación.                                                            SI            SI
ü El mensaje y medio de retroalimentación.                      SI            SI
ü El medio.                                                                     SI            SI
ü El ruido.                                                                       SI            SI
ü La decodificación.                                                        SI            SI
§  Métodos de Comunicación.                                            SI            SI
ü Comunicación Interactiva.                                        SI            SI
ü Comunicación Push (Empujar).                                 SI            SI
ü Comunicación Pull (Halar).                                       SI            SI
-       SALIDAS.                                                                     PMBoK    Lledo
§  Plan de Gestión de las Comunicaciones.                       SI            SI
§  Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.          SI           NO


·     DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN.
-       ENTRADAS.                                                                  PMBoK   Lledo
§  Plan para la Dirección del Proyecto.                               SI            SI
§  Informes de Desempeño.                                                 SI            SI
§  Activos de los Procesos de la Organización.                   SI           NO
-       HERRAMIENTAS Y  TÉCNICAS.                              PMBoK   Lledo
§  Métodos de Comunicación.                                              SI           SI
§  Herramientas para la Distribución de la Información.   SI            SI
-       SALIDAS.                                                                       PMBoK   Lledo
§  Actualizaciones Activos de Procesos de Organización.   SI           SI
ü Notificaciones a los interesados.                                     SI            SI
ü Informes de proyecto.                                                    SI            SI
ü Presentaciones de Proyecto.                                          SI            SI
ü Registros del Proyecto.                                                  SI           NO
ü Retroalimentación de los interesados.                             SI            SI
ü Documentación sobre lecciones aprendidas.                   SI            SI


·     GESTIONAR LAS EXPECTATIVAS DE LOS INTERESADOS.
-       ENTRADAS.                                                                 PMBoK   Lledo
§  Registro de Interesados.                                                 SI           SI
§  Estrategia de Gestión de los Interesados.                     SI            SI
§  Plan de la Dirección de Proyecto.                                   SI            SI
§  Registro de Incidentes.                                                   SI            SI
§  Registro de Cambios.                                                      SI            SI
§  Activos de los Procesos de la Organización.                  SI           NO
-       HERRAMIENTAS Y  TÉCNICAS.                            PMBoK    Lledo
§  Métodos de Comunicación.                                             SI           SI
§  Habilidades interpersonales (Blandas).                          SI           SI
§  Habilidades Directivas.                                                   SI           SI
-       SALIDAS.                                                                      PMBoK   Lledo
§  Actualizaciones Activos de Procesos de Organización.  SI          SI
§  Solicitudes de Cambio.                                                     SI          SI
§  Actualizaciones al Plan de la Dirección del Proyecto.    SI          SI
§  Actualizaciones a los Documentos del Proyecto.            SI          SI

·     INFORMAR DESEMPEÑO.
-       ENTRADAS.                                                                 PMBoK   Lledo
§  Plan de la Dirección de Proyecto.                                   SI           SI
§  Información Sobre el Desempeño del Proyecto.            SI           SI
§  Mediciones de Desempeño de Trabajo.                         SI           SI
§  Proyecciones del Presupuesto.                                        SI           SI
§  Activos de los Procesos de la Organización.                  SI          NO
-       HERRAMIENTAS Y  TÉCNICAS.                             PMBoK   Lledo
§  Análisis de Variación.                                                      SI           SI
§  Métodos de Proyección.                                                  SI           SI
ü Métodos de Series de Tiempo.                                 SI           SI
ü Métodos casuales/econométricos.                            SI           SI
ü Métodos de Juicio.                                                    SI           SI
ü Otros Métodos.                                                         SI            SI
§  Métodos de Comunicación.                                            SI            SI
§  Sistemas de Generación de Informes.                           SI            SI
-       SALIDAS.                                                                      PMBoK   Lledo
§  Informes de Desempeño.                                                SI           SI
§  Actualizaciones Activos de Procesos de Organización. SI           SI
§  Solicitudes de Cambios.                                                  SI           SI

Luego de la revisión, observamos que ambos libros comparten la gran mayoría de entradas, herramientas y salidas, solo se cuentan con pocas diferencias que no causan mayor cambio en la forma de manejar la Gestión de Comunicaciones. La única diferencia que se observa entre los libros, es lo que ya hemos venido observando en los otros capítulos comparados: Lledo tiene una metodología más didáctica y va más enfocada en enseñar con ejemplos, a diferencia del PMBoK que se centra más en lo que se debe cumplir para gestionar un plan.

Para finalizar, visualizaremos un mapa conceptual del área de conocimiento “Gestión de las Comunicaciones” que nos permite visualizar de forma resumida los procesos y actividades que se incluyen en dicha área.



Ambos libros muestran lo que un Director de Proyectos debe hacer para gestionar las comunicaciones de un proyecto. El lector podría solamente basarse del PMBoK que indica las acciones a realizar, pero a nivel personal recomiendo leer también el libro de Lledo más para aquellas personas que no han trabajado en proyectos o les ha tocado generar formatos, puesto que con las ayudas didácticas de Pablo Lledo, el lector puede familiarizarse con el tema y mejorar sus destrezas gerenciales.

sábado, 23 de febrero de 2013

LOS DESAFÍOS DEL GERENTE DE PROYECTOS EN LA SELECCIÓN DE PERSONAL


Definitivamente uno de los desafíos más grandes a los cuales se enfrenta un Gerente de Proyectos es armar los perfiles de los miembros del equipo de trabajo y realizar el proceso de selección de personal idóneo para la necesidad de su proyecto. Este último compone la parte más complicada e incluso desgastante de realizar, pues lleva consigo procesos de negociación de recursos cuando el candidato se encuentra dentro de la organización en otra área funcional, procesos de contratación donde se deberán evaluar cantidades de candidatos para obtener el más apto, e incluso  subcontratar con otra firma para obtener recursos potenciales.



El primer desafío con el que se encuentra un Gerente de Proyectos es sin duda la especificación correcta de las competencias en el proyecto a emprender. De este factor depende completamente todo el proceso de Gestión de Recursos y Humanos y el éxito o fracaso del proyecto, puesto que una mala especificación de competencias hará que se contraten las personas inadecuadas para el proyecto y que no se puedan realizar las labores especificadas en el plan de trabajo.

Posteriormente, se encuentra con un gran desafío y es al momento de realizar la selección del personal. En este momento si el proyecto se encuentra dentro de una organización matricial, el Gerente de Proyectos tendrá una mejor facultad para poder proponer y negociar de mejor manera con las otras áreas funcionales los recursos requeridos de dichas áreas. Para ello deberá ser muy persuasivo y convincente para saber vender su proyecto y la importancia del mismo a los otros gerentes funcionales y lograr que le puedan ceder los recursos con las competencias que necesita su proyecto. Y es que no es verdad oculta el hecho de que todas las áreas funcionales cuentan con planes estratégicos establecidos los cuales deben cumplir y lo hacen teniendo en cuenta los recursos que actualmente tienen. Este es el principal obstáculo contra el cual se deberá enfrentar un Gerente de Proyectos al negociar un recurso con una gerencia funcional y debe utilizar todas sus habilidades blandas para hacerle notar a las gerencias funcionales que el proyecto es de beneficio colectivo y no solo local por cada gerencia.

Adicionalmente existirán plazas que se abrirán únicamente por el tiempo de vida del proyecto y requerirán de buscar colaboradores por fuera de la organización. Este es otro gran desafío para el Director de Proyectos, puesto que deberá establecer claramente las competencias de los recursos que requiere para que a través del área de Recursos Humanos se apoye para el proceso de selección de candidatos. El Gerente de Proyectos deberá tener muy presente que en estas situaciones, lo recomendable es conseguir recursos que realicen las labores más básicas dentro del proyecto y lo cual es muy común conseguir demanda en el mercado. Las competencias de líderes de equipo y otras especialidades, lo recomendable es adquirirlas al interior de la compañía, puesto que no es común que personal con gran experiencia este en búsqueda de trabajos temporales. El Gerente de Proyectos deberá establecer de todas las competencias requeridas en un cargo, cuales son las que son indispensables y cuales son aquellas que, en caso de dado de no  conseguir candidatos que cumplan todas, cuales son las que puede no cumplir para ser determinado como candidato.

Finalmente, una vez obtenido el equipo de trabajo, tendrá el último desafío el cual es mantenerlo y poder hacer que el equipo explote todo su potencial en pro de la consecución del proyecto. Acá es donde se observará las competencias del Gerente de Proyectos para poder motivar al equipo y establecer un esquema de recompensas según el trabajo realizado.

De esto se infiere y se reafirma la gran importancia que tiene una buena gestión de recursos humanos en el proyecto para poder asegurar, no solo que se cumpla el cometido, sino que también se pueda realizar manteniendo al equipo lo más unido y compenetrado posible con el proyecto (lo que llamamos sentido de pertenencia y ponerse la camiseta).

domingo, 17 de febrero de 2013

GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS - SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE PMBoK Y PABLO LLEDO


GESTIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS
SIMILITUDES Y DIFERENCIAS ENTRE PMBoK Y PABLO LLEDO

Uno de las nueve áreas de conocimiento incluidas en la gestión de proyectos establecidas por el PMI es la Gestión de los Recursos Humanos, esta comprende todo el proceso de desarrollo, adquisición y gestión del equipo del trabajo del proyecto. El presente ensayo está enfocado en establecer una comparación para determinar las similitudes y diferencias entre el PMBoK y Pablo Lledo con respecto al capítulo  9 Gestión de los Recursos Humanos de sus respectivos libros y finalizar con un mapa conceptual sobre el proceso de Gestión de Recursos Humanos.

La Gestión de Recursos Humanos se compone de cuatro (4) procesos, los cuales son: Desarrollar el plan de recursos humanos, Adquirir el equipo de proyecto, Desarrollar el equipo de proyecto y Desarrollar el plan de recursos humanos. Tanto el PMBoK como Pablo Lledo coinciden en establecer estos procesos dentro de la gestión de recursos humanos y adicionalmente coinciden en las actividades de Entradas, Herramientas y Salidas dentro de cada proceso. A continuación se muestra un resumen de los procesos establecidos en la Gestión de los Recursos Humanos que comparten entre sí ambos libros.

·      DESARROLLAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS.
-       ENTRADAS.
§  Requisitos de Recursos de la Actividad: Requisitos preliminares vs competencias de recursos.
§  Factores Ambientales:
ü Cultura y Estructura de Organización
ü Recursos Humanos existentes.
ü Políticas de Administración de Personal.
ü Condiciones de Mercado.
§  Activos de Procesos de Organización:
ü Procesos y políticas estándar de la organización y descripciones de roles estandarizados.
ü Plantillas para organigramas y descripciones de puestos.
ü Información histórica de estructuras de proyectos anteriores.
-       HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS.
§  Organigramas y Descripciones de Puestos:
ü Diagramas Jerárquicos.
ü Diagramas Matriciales.
ü Formatos Tipo Texto.
§  Creación de Relaciones de Trabajo.
§  Teoría de la Organización.
-       SALIDAS.
§  Plan de Recursos Humanos:
ü Roles y Responsabilidades.
ü Organigramas del Proyecto.
ü Plan de la Dirección de Personal.
Ø Adquisición de Personal,
Ø Calendario de Recursos.
Ø Plan de Liberación de Personal.
Ø Necesidades de Capacitación.
Ø Reconocimiento y Recompensas.
Ø Cumplimiento.
Ø Seguridad.

·      ADQUIRIR EL EQUIPO DEL PROYECTO.
-       ENTRADAS.
§  Plan para la Dirección del Proyecto.
ü Roles, responsabilidades, habilidades y competencias.
ü Organigramas de proyecto.
ü Plan de la Dirección de Personal.
§  Factores Ambientales de la Empresa.
ü Información existente relativa a recursos humanos.
ü Políticas de Administración de Personal.
ü Estructura de Organización.
ü Ubicación geográfica única o múltiple.
§  Activos de los Procesos de la Organización.
ü Políticas, procesos y procedimientos estándar de la organización.
-       HERRAMIENTAS Y  TÉCNICAS.
§  Asignación Previa.
§  Negociación.
§  Adquisición.
§  Equipos Virtuales.
-       SALIDAS.
§  Asignaciones del personal del proyecto.
§  Calendario de Recursos.
§  Actualizaciones al Plan de Dirección de Proyecto.

·      DESARROLLAR EL EQUIPO DEL PROYECTO.
-       ENTRADAS.
§  Asignaciones del Personal del Proyecto.
§  Plan para la Dirección del Proyecto.
§  Calendario de Recursos.
-       HERRAMIENTAS Y  TÉCNICAS.
§  Habilidades Interpersonales (Blandas).
§  Capacitación.
§  Actividades de Desarrollo del Espíritu del Equipo.
ü Formación.
ü Turbulencia.
ü Normalización.
ü Desempeño.
ü Disolución.
§  Reglas Básicas.
§  Reubicación.
§  Reconocimiento y Recompensas.
-       SALIDAS.
§  Evaluación de Desempeño del Equipo.
§  Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa.

·      DIRIGIR EL EQUIPO DEL PROYECTO.
-       ENTRADAS.
§  Asignaciones del Personal del Proyecto.
§  Plan para la Dirección del Proyecto.
§  Evaluaciones de Desempeño del Equipo.
§  Informes de Desempeño.
§  Activos de los Procesos de la Organización:
ü Certificados de reconocimiento.
ü Boletines informativos.
ü Sitios Web.
ü Estructuras de bonificaciones.
ü Código de vestimenta de la empresa.
ü Beneficios adicionales.
-       HERRAMIENTAS Y  TÉCNICAS.
§  Observación y Conversación.
§  Evaluaciones de Desempeño del Proyecto.
§  Gestión de Conflictos.
ü Apartarse/Eludir.
ü Suavizar/Reconciliar.
ü Forzar.
ü Colaborar.
ü Confrontar/Resolver Problemas.
§  Registro de Incidentes.
§  Habilidades Interpersonales:.
ü Liderazgo.
ü Influencia.
ü Toma de Decisiones Eficaz.
-       SALIDAS.
§  Actualizaciones a los Factores Ambientales de la Empresa.
§  Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización.
§  Solicitudes de Cambio.
§  Actualizaciones al Plan de la Dirección del Proyecto.

Sin embargo se observan diferencias ligeras entre ambos documentos, especialmente en la forma en que Pablo Lledo se enfoca en la importancia del capítulo. El PMBoK muestra de forma imparcial cada proceso y actividad incluida en el capítulo de Gestión de Recursos Humanos, expresando en pocas palabras lo que se espera obtener en cada proceso. Mientras que Pablo Lledo se enfatiza en los aspectos principales de la Gestión de Recursos Humanos y esto es (según lo detectado en la lectura) las habilidades blandas de un director de proyectos y la gestión de conflictos, puesto que estas representan lo más vital para una correcta gestión de recursos humanos. Que un líder de proyectos explote su capacidad de liderazgo, influencia y toma de decisiones, permite que pueda contar con un equipo vital y con sentido de pertenencia. Adicionalmente, Pablo Lledo va más allá de informar los procesos y actividades del área de conocimiento, sino que adicional a través de algunos ejemplos y ejercicios permite resaltar los puntos vitales del capítulo.

A continuación se muestra un mapa conceptual del área de conocimiento, que muestra gráficamente los procesos y actividades del área de conocimiento Gestión de Recursos Humanos.


Sin lugar a dudas, los dos capítulos informan lo que se debe realizar en cada uno de los procesos. Sin embargo es recomendable leer ambos libros para complementar la información, puesto que el PMBoK muestra la información sin ser didáctica, mientras que Pablo Llédo va más allá y es completamente didáctico con lo establecido, teniendo el inconveniente que es muy resumido en la información suministrada.